執行培訓，我常常用「時間管理困擾是什麼？問題在哪裡？」做為開場，通常得到的回答是：在公司負責的工作太雜、瑣碎的事務太多，有時候老闆又常常快下班的時候才交辦工作，搞得沒辦法準時下班……，聽起來計劃好像往往因為老闆一句話被打亂？偶遇學員擔任管理職務，則會提到：除了自己的工作量很多，有時候連部屬的工作都要幫忙檢核，因為部屬做出來的品質不好、沒達到我的標準，所以常常做完自己的事情，還得花時間幫部屬修文件……，聽起來被公司拔擢晉升為主管，反倒委屈了？因為大家都陷在問題當中，所以當我們沒辦法達到自己或是他人的標準、期望，「時間不夠用」、「時間管理有問題」…就會被當成藉口。
管理大師彼得．杜拉克曾說：無法管理時間便無法管理一切；富蘭克林也提到：管理時間便是管理生命。那麼，您是否曾經想過，到底在我們的生命中有多少時間可以使用？根據2017 World Population Data Sheet報告統計，2016年全世界主要國家平餘命，臺灣男性平均壽命77歲、女性83歲（世界排名第38名），如果我們用男女平均餘命80歲來將生命區分為四個階段，第一階段20歲以前的生命時間，多半由父母影響或引導我們利用，個人主控性不高！而60歲以後的生命，時間利用又被個人健康情況占據影響主因！掐頭去尾，我們真正可控與可利用的，只有20-40歲、40-60歲間的40年，占平均生命1/2……。現在回過頭看看，你的生命已經消耗的多少時間？還有多少時間可以利用？既然時間有限，如果不即刻開始管理時間，我們就只能回望飛逝的時間感嘆。你不管時間，時間自然也是自走自的、不會管你。說穿了，時間管理並沒有太艱深的學問，接下來讓我們用RELAX觀點，開始管理你的時間吧！
什麼是RELAX時間管理術？
R，Review，人生目標與時間配置檢視。
當你離開一個部門、一個公司，甚至是離開這個世界，你希望別人怎麼談論你？如果你能夠掌握你的目標，那麼就會清楚你的時間應該花在哪裡。課堂中常見未婚的學員把時間都花在工作上，我就會提問有沒有計畫結婚生子？學員回覆我：工作太忙沒有時間，目前沒有合適對象，又或是主張：現在還年輕，覺得還不到時候。接著再問，到底結婚生小孩是不是你的人生目標？又總是得到肯定的答案。若結婚生子是生命中很重要的階段目標，此時你是否有撥出時間來經營你的交友圈，或是參與工作後的活動？如果總是用工作太忙當作找不到另外一半的理由，那麼就繼續等待吧！時間往往就是在等待中被浪費掉，如果要把時間配置的主導權拿回來，現在就檢視你的短期目標與現在常花時間做的事情是否一致！
E，Evaluate，盤點角色、評估要事。
在個人生命中不會只有一個角色，隨著我們的年紀增長，角色會越來越多，哪個角色在當下的生命階段最為重要，是必須常常回頭檢視的，而工作分配自然會因為當下角色的輕重有不同的配置，如果我們沒辦法知道自己應該扮演的角色，就無法知道時間是否合理利用。例如剛踏入社會，「新人」、「部屬」、「事務員」可能是您當下最為關鍵的角色，所以時間應該花在「作業執行」、「學習」、「建立關係」上，那麼一週要花多少時間做哪些事？要學習哪些主題？有多少時間可以學習？要安排幾次與同儕或主管交流？就是接下來要去思考的事情。
如果隨著經驗的積累晉升為主管，除了「部屬」還必須加上「主管」的角色，當我們在進行時間安排時，必須把時間挪出來做「規劃」、「指導」的工作。偶爾學員會問：當主管這麼累，又要教又要做，怎麼能有這麼多時間呢？試想，若主管不教會部屬做事情的正確方法；不去與部屬對焦你或上級主管的期望，那又如何能期望他把所交辦的事情準確做好、做對？當部屬無法把事情做對，主管自然又得額外花時間修改與指導，周而復始，時間真的就永遠不夠用了。
L，Life first活在當下、樂在其中。
俚語有言「千金難買早知道、後悔沒有特效藥」，有時候時間就事在懊悔中被不知不覺耗損。部屬表現不理想，主管忙著教訓、要求他寫檢討報告，卻忘記他還有其他任務沒有完成；當他寫完檢討報告，又變成沒有足夠的時間完成其他任務，急就章之下，任務品質又沒有達到標準，出了錯，再檢討寫報告……，最後主管下了個結論：儒子不可教也、駑鈍者非適任良才。
如果我們前一項Evaluate（盤點角色、評估要事）沒有做好，一旦遇見問題，就活在當下，接受它、往前看吧！檢討當然還是要的，但與其花時間寫檢討報告，不如帶著他思考下一次作業如何改善，甚至把時間花在制定標準作業規範。當然還必須同時評估目前手上任務的輕重緩急，讓自己和部屬都能專注在當下最重要的工作，才不會讓時間悄悄消逝但問題卻依然存在。
A，Action化整為零、化零為整。
「今日事今日畢」是否容易達成？有位女學員在課堂上陳述，她擔任秘書的工作，抱持著這樣的信念每天朝八晚九，為的是把所有任務在當天全部做完，然而當她回到家，先生並沒有因為她認真工作、分攤家庭經濟而和顏悅色，反而會板著臉問她：怎麼這麼晚回來？事業是有做這麼大嗎？想一想，還真稱不上什麼事業……。所以她提出了問題：怎麼樣才能夠減少工作量？我反問其他學員，大家哄堂一笑，「工作是老闆給的，妳有膽子告訴老闆妳做不完啊…」、「做不完是不是代表工作能力有問題啊？」、「常常加班對主管來說，是個人效率差吧？」大家莫不朝向這位學員個人能力出了問題解讀。然再繼續追問才發現，事情做不完是因為有些任務沒有過往經驗，所以需要花較多的時間思考與作業，但秘書的職務常須配合主管臨時交辦、短時間完成任務，雜事繁瑣；有時又需要花很多時間與各單位主管溝通協調，例如會議安排或是異常追蹤報告彙整等，很難等到有完整一段時間來處理那些較花時間的任務，等到交差時間逼近，只好請假在家裡做，請了假之後又堆積了其他的工作，怎麼做也做不完。這樣的情景可能也出現在很多支援性職務的工作者身上，日復一日，最後不是被健康逼退，就是被家人逼退，工作與生活不能平衡，誰是誰非也找不到答案了。
試想，你是不是也常常這樣？在決定任務優先順序時，先做喜歡做的事、再做不喜歡的事；先做懂的事、再做不懂的事；先做容易的事，再做不容易的事；先處理資料齊全的事，再處理資料不齊全的事…….。我們總以為完成一件算一件，卻沒發現那些比較不喜歡的、不懂的、不容易的、資料不齊全的如果沒有先開始，怎麼會知道甚麼時候可以結束？而要等到有空的時候，時間又不夠用了。所以關鍵在於：那些不喜歡的、不懂的、不容易的、資料不齊全的，必須預先計劃，把完整一件事情拆解成零散任務後，每天安排一段完整的時間逐次推進；而那些別人的事、瑣碎事情，則需每天固定預排一至二段的時間集中處理，一來掌控可以回覆他人的期限，二來也避免臨時插件影響重要的任務進度。
X，認清自己的職務，適度拒絕（打X）。
常謂「有來有往、職場好生存」，今天我不能給別人支援，他日需要支援的時候必然求助無門。也許在團隊的議題上我們推崇的是這類互助合作的思維，然而在時間管理上，卻是一大陷阱，團隊合作固然是必要的，但這個合作概念還是要回到個人的職責，如果你常給予團隊夥伴支援，但這些支援與個人職責無關，那麼當你時間不夠完成自己的任務時，是要責怪瑣事雜、干擾多，還是檢討自己習慣不好？
有一次在客戶端執行輔導，員工餐廳的清潔阿姨因為個人因素請假了一週，因此員工餐廳的清潔工作就由總務部同仁輪流支援，然而一週五天，總務部只有四位夥伴，所以向其他部門主管詢問有無人力可以支援一天。很快的，倉庫主管通知，最近沒有物料需要點收，所以倉管助理可以支援一天。當週這位倉管助理卻每天中午到員工餐廳報到，任勞任怨的執行清潔工作，至於總務部的夥伴，則樂得開心，忙自己的事情去了。星期五下午，剛好有品質管理技能培訓，結果這位倉管助理自然沒有準時到場，主管詢問他缺席原因，她委屈的表示她餐廳的清潔工作還沒做完，不能參加。想一想，是餐廳清潔比較重要，還是品質管理技能培訓比較重要？這位倉管助理告知主管，因為她只是助理，餐廳清潔和平常她整理倉庫差不多意思，是她擅長的，所以能夠給予總務協助感覺很好，但品質技能管理培訓對她來說有點難度，可能參與了卻聽不懂，所以就不要浪費時間了。主管聽了回答覺得好像不太對，但又好像有道理，只好來問我到底哪裡出了問題？沒錯，如果我們能夠專注在個人職責範疇，你就很容易分辨哪些事情是你真的需要支援的，哪些事情是必須「在你有空的時候」才能提供支援。這位主管的問題就是因為習慣交辦工作，所以助理認為她不太需要懂很多專業，只要依著主管作業即可，重來沒有思考過個人職責範疇以及發展方向，久之，就容易讓員工挑「容易被別人感謝」，也就是我們常講「有成就感」的事情來做。
回到個人身上，如果我們要提升自我時間價值，就必須認清自己的職務，把時間花在重要的事情上，降低他人要事來干擾自己要事的情況。當你時間分配透明度越高，越容易知道自己有多少時間可以協助別人。而若你喜歡被需要感覺，那會讓你感覺「很重要」或「有成就感」，那麼就請你先把自己的能力培養放在要事第一位，當你變厲害了、做事情的效率效能提高了，自然有多的時間可以做更多的事情，以及給予他人更好的支援。要記得，當他人請你協助時，並不能單用事情的容易度與時間花費來評估要不要協助，你得先把自己的工作搞定，超過能力界線的請求，還請適度拒絕。
時間本身絕對沒有問題，因為每個人每天所擁有的時間都一樣是二十四小時，時間管理的問題在於自己如何善用及分配自己的時間，常常利用RELAX檢核時間的效能，你的時間管理也可以輕輕鬆鬆就做好。